Rohanó világunkban szinte lehetetlen lépést tartani az informatikai, számítástechnikai eszközök fejlődésével. Szerintem nem is kell! Kissé talán furcsának hathat ez a kijelentés, de az én alapelvem az, hogy a kívánt munkához a hozzá megfelelő eszközöket kell használni. Ez alapján fölösleges könyvelés céljára egy több százezer forintos számítógépet beszerezni, ha ezt a feladatot egy 60 ezer forintos (új!) géppel is meg lehet oldani. A rohamos fejlődés szerencsés mellékterméke, hogy a két-három évvel ezelőtti csúcskategóriát töredék áron meg lehet vásárolni. Így ugyanúgy jó minőségű, de olcsó eszközökhöz juthatunk. Munkatársai minőségi munkavégzéséhez így az egyik legfontosabb feltételt biztosíthatja.

Olcsó számítógépek és perifériák vásárlásával azonban még nem ért véget az gazdaságosabb működtetés, fenntartás és a hatékonyabb munka alapjainak megteremtése. A számítógépeknek ugyanolyan karbantartásra van szükségük, mint egy autónak. Rendszeresen ki kell takarítani, sőt akár műszerolaj használata sem szentségtörés egy-két hangosabban dolgozó ventilátor esetén. Épp oly fontos a villámcsapás, az áramkimaradás vagy az áramingadozás elleni védelem. Ha minderre időben gondol és cselekszik, eszközei hosszabb időn át szolgálhatják Önt és a munkatársait.

Jogosan teszi fel a kérdést, hogyan lesz hatékonyabb a munka? A válasz a hálózatok alkalmazása. Hálózat és hálózat között is nagyon sok különbség van. Egy kisebb hivatal vagy önkormányzati intézmény számára is kifizetődő egy számítógépes hálózat kiépítése. Ez a meglévő infrastruktúrát nem érinti, hiszen csak vezeték és egy hálózati elosztó egység szükséges. Azonban a jövőre gondolva akár pl.: a telefonvonalak, biztonsági kamerák is ugyanazon a vezetéken használhatók, csökkentve ezzel a vezetékrengeteget és a hibalehetőséget.

A hálózaton a munkatársai megoszthatják egymás között a dokumentumaikat, egyszerre futtathatnak alkalmazásokat, programokat, közösen használhatnak hálózatra telepített nyomtatókat, belső levelezés alakítható ki, stb. A felsoroltak közül a legköltséghatékonyabb megoldás a közös nyomtató használata. Elég egy vagy két nagyobb teljesítményű nyomtató (mely akár fénymásolásra, szkennelésre is használható), így a jövőben nem kell a többféle tintapatron és lézertoner eredeti vagy utángyártott változatait vásárolgatni, elég egyfajtában gondolkodni.

Az tárolt adatmennyiség manapság rohamosan növekszik, ezek teljes, vagy részleges elvesztése is katasztrofális eredménnyel járhat. Mindennél fontosabb tehát, hogy rendszeresen, lehetőleg több példányban mentsük el fontosabbnak tartott adatainkat. Ebbe a körbe a szöveges fájlok, táblázatok, a használt szoftverek adatbázisai, egyszóval szinte minden beletartozhat. Megoldás lehet CD-DVD lemezre menteni, külső merevlemezt vagy pendrive-ot használni, netán a mostanság terjedőben levő hálózati adattárolókat (NAS) alkalmazni.

Ezek az eszközök alacsony fogyasztásúak, egyszerre akár több merevlemezes háttértárolót is kezelhetnek, miáltal minden rajtuk tárolt információ többszörözve kerül tárolásra. Megoldható az adatok biztonságos, távoli elérése is, így akár otthonról, vagy szinte bárhonnan hozzáférhet a NAS egységben tárolt adatokhoz. És ami a legfontosabb, egy ilyen adattárolóval egy csapásra megoldhatja az adatainak, mentéseinek biztonságos tárolását.